close

O skuteczności zwięzłego komunikowania

Nadmiar komunikatów i wszechobecne przeciążenie informacyjne prowadzi do obniżenia efektywności pracy i jest wyzwaniem, na które firmy wciąż poszukują remedium. Natłok informacji przestał już być traktowany, jako indywidualny problem pracownika i stał się kwestią wymagającą systemowych rozwiązań organizacyjnych – z którymi wciąż słabo sobie radzimy.

Granice między poszczególnymi obszarami funkcjonowania firm zacierają się, dlatego w poszukiwaniu inspiracji i pomysłów na skuteczne działania komunikacji organizacyjnej warto sięgnąć do pokrewnych obszarów – marketingu czy reklamy. Dobre pomysły nie powstają z niczego, kreatywność musimy zasilać informacjami z różnych dziedzin i dyscyplin.

Podczas kiedy firmy zastanawiają się nad centralnymi mechanizmami wspomagającymi przepływ informacji, autor książki „Brief” Joseph McCormac, twierdzi, że ma spo­sób na to, aby każdy z nas, nawet w rosnącym zalewie informacji, komunikował się lepiej i skuteczniej.

McCormack spędził ponad 20 lat doradzając firmom, jak efektywnie komunikować się z otoczeniem. Na bazie wieloletnich doświadczeń napisał książkę o tym, jak być zwięzłym i konkretnym – dosłownie: „Jak mówiąc mniej, osiągnąć więcej.” Można w tym momencie uśmiechnąć się z przekąsem, że autor potrzebował całej książki, żeby przekonać do komunikowania się krótko i na temat – zdecydowanie jednak lektura warta jest uwagi.

Poza poradami, jak tworzyć zwięzłe i skuteczne wypowiedzi, książka dowodzi, że nadszedł czas, aby zacząć świadomie zarządzać informacjami, które odbieramy. Przytoczone statystyki są bowiem przytłaczające i pokazują, jak negatywny wpływ może na nas mieć przeciążenie, które powodują bombardujące nas w każdej minucie informacje. Gdzie w tym wszyst­kim koniecz­ność mówienia krótko i na temat? Otóż 56 sekund to przeciętny czas, jaki Amerykanie spędzają na jednej stronie internetowej, mniej niż 4 minuty – to średni czas przeznaczony na obejrzenie filmiku na YouTube. Chcesz mieć wpływ na odbiorców i komunikować się skutecznie? Już w pierwszych linijkach przechodź do konkretów, w pierwszych sekundach mów o tym, co najważniejsze.

Dzisiejsza komunikacja w biznesie powoli przeradza się w bitwę o uwagę i skupienie odbiorców – zanim kolejny SMS, mail lub telefon bezpowrotnie odbierze nam ich uwagę. Czy w tym szaleństwie jest metoda? McCormack stara się przekonać, że tak i daje nam rozwiązania, które pozwolą skrócić i wzmocnić komunikację, wskazując, że klucz do jej skuteczności leży w przygotowaniu. Aby stworzyć zwięzły i skuteczny komunikat, musimy poświęcić czas na precyzyjne określenie celu komunikacji oraz wykrystalizowanie najważniejszych informacji. Nie jest to nic odkrywczego, zasadę, że do spotkań i wystąpień należy się przygotowywać, zna każdy. To, że jesteśmy w stanie wydestylować krótki, najbardziej znaczący i wartościowy przekaz z większej całości dopiero po dość czasochłonnym opracowaniu, również oczywiste, a jednak z jakiegoś powodu nie często tak robimy.

McCormack bardzo dobrze argumentuje potrzebę treściwych prezentacji, zwięzłych wystąpień i krótkich spotkań, jednak według mnie nie bierze pod uwagę jednej z ludzkich, rzadko uświadamianych przypadłości – cenimy bardziej tę pracę, która sprawia wrażenie, że zostało w nią włożone dużo wysiłku. Mechanizm ten został udowodniony przez psychologów i niestety czasem działa wbrew racjonalnym przesłankom. Przez to może się zdarzyć, że krótka, ale wcześniej przemyślana prezentacja, zrobi mniejsze wrażenie, niż opasły PowerPoint z informacjami zebranymi na 30 slajdach. I nie ma znaczenia, że przygotowanie tej pierwszej kosztowało autora dużo więcej czasu i wysiłku – na koniec dnia, nie robi wrażenia pracochłonnej.

Może więc tytuł książki, który zaczyna się od słowa „brief”, czyli zwięźle powinien być rozszerzony o dodatkowy element „brave” – z odwagą. Ponieważ, póki co, do mówienia zwięźle i na temat, zamiast przeciągania wypowiedzi i skupiania jak największej uwagi odbiorców na sobie, potrzebna jest też odwaga, a przynajmniej pewien hart ducha.

„Brief: Make a Bigger Impact by Saying Less”, Joseph McCormac, Wiley. Amazon


Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

INSTAGRAM FEED