close

Kiedy nie masz czasu na rewolucję w komunikacji

Czemu w wielu przypadkach dokonanie nowego otwarcia lub wprowadzenie znaczących zmian do wewnętrznego komunikowania w organizacji jest takie trudne? Na co warto zwrócić uwagę obejmując koordynację tego obszaru w firmie i czemu w wielu przypadkach na rewolucję w komunikacji wewnętrznej po prostu brakuje czasu.

Pierwsze rozpoznanie

Zazwyczaj nowi pracownicy w firmie nie cierpią z powodu rutyny, ale narzekają na braku czasu. Wejście w nowe obowiązki wymaga więcej zaangażowania, niż wykonywanie codziennych dobrze znanych zadań. Do tego osoby zajmujące się komunikacją wewnętrzną na dzień dobry muszą poznać organizację w dużo większym stopniu, niż inni pracownicy. Poza swoimi zadaniami i celami na nowym stanowisku, mają do rozpoznania formalne i nieformalne relacje w firmie, jej kulturę organizacyjną z perspektywy oficjalnych dokumentów, jak również rozmów kuchni, czy na papierosie. Konieczne jest też zweryfikowanie wizerunku najważniejszych osób w firmie w oczach pracowników, a także opinii na temat dotychczasowego działania komunikacji wewnętrznej w firmie.

Bieżączka kradnie czas

Nowy pracownik ma zazwyczaj dużo ciekawych pomysłów na zmiany w organizacji, do której dołączył, czerpiąc ze swoich doświadczeń z innych firm. Komunikacja jest szerokim obszarem, który daje duże pole do wprowadzania usprawnień. I chociaż nowym pracownikom nie brakuje do tego zapału, często finalnie mało z niego wynika. Czemu? Firma nie stanie i nie poczeka na wyniki diagnozy komunikacji wewnętrznej, na wyciągnięcie wniosków z danych i określenie kierunków dalszego działania. Komunikacja wewnętrzna w firmach to zazwyczaj jeden etat, rzadkością są dwa-trzy. W takich warunkach specjaliści komunikacji wewnętrznej działają w konwencji coś za coś, czyli w ciągłej zmianie priorytetów. Muszą wybierać pomiędzy pilnym, a istotnym i dlatego często, zamiast rozpoczynania komunikacyjnej rewolucji, skupiają się na pilnych działaniach operacyjnych – komunikowaniu wyników kwartalnych, organizacji road show zarządu lub przygotowywaniu innych działań komunikacyjnych, które muszą się odbyć w ściśle określonym momencie. Jest wiele funkcji w firmach, które stale muszą pracować nad równowagą pomiędzy zadaniami operacyjnymi i strategicznymi – w komunikacji wewnętrznej jest to bardzo istotne. Łatwo jest ulec pod naporem działań operacyjnych i skupić się wyłącznie na nich, odkładając na później przygotowywanie prac strategicznych i koncepcyjnych.

Z tą świadomością profesjonaliści komunikacji wewnętrznej powinni ostrożnie składać deklaracje, co do zakresu zmian i terminu ich wprowadzenia w nowej firmie, nawet jeżeli oczekiwania są duże. Komunikacyjna rewolucja jest trudna z jeszcze innego powodu – jej postępy i rezultaty będą oceniać wszyscy w firmie, nierzadko będąc jej istotnymi aktorami. Tym bardziej trzeba w tym przypadku mierzyć siły na zamiary.

Kilka kęsów zamiast całej uczty

Na początku zawsze lepiej zaczynać od mniejszych kęsów, niezależnie od pełnionej funkcji, na wielką ucztę będzie jeszcze czas, a przynajmniej się nie udławimy. Zamiast pełnej diagnozy komunikacji wewnętrznej przy rozpoczęciu pracy wystarczy wstępne rozpoznanie. Poza korytarzowymi opiniami i nieformalnymi rozmowami warto skorzystać z bardziej formalnych, ilościowych narzędzi – krótkiej ankiety online, sondy lub, wracającej ostatnio coraz częściej do łask, ankiety papierowej. Ich wyniki dadzą oparcie w liczbach, pomogą odeprzeć zarzuty o subiektywizm oraz określą początkowy zarys działań, który potem będzie można wypełnić szczegółami i wnioskami z wywiadów pogłębionych.

Dowiedz się, skąd ta zmiana

Warto pamiętać o jeszcze jednej rzeczy, istotnej w przypadku każdego stanowiska – należy dowiedzieć się, skąd ta zmiana? W procesach rekrutacji rzadko usłyszymy rzeczywiste powody zmian na stanowisku, na które aplikujemy, jednak zaraz po tym jak znajdziemy się w firmie, warto poznać prawdziwe przyczyny. Jakie zmiany merytoryczne, jakościowe lub inne są pożądane w komunikacji wewnętrznej w organizacji? Żeby poznać odpowiedzi, pierwsze kroki powinniśmy skierować do biura zarządu, nawet jeżeli osoba mająca zajmować się komunikacją wewnętrzną obejmuje stanowisko specjalisty.

Start w komunikacji wewnętrznej w pięciu krokach

Chociaż dokonanie rewolucji w komunikacji wewnętrznej na samym początku pracy w firmie jest trudne, to z powodzeniem można przygotować nowe otwarcie, zwracając uwagę na kilka ważnych zasad:

  • Upewnić się, jakie są rzeczywiste możliwości i zasoby do dyspozycji specjalisty komunikacji wewnętrznej – łatwo jest zadeklarować zbyt wiele, przecież pięć e-maili zamiast dwóch to nie tak dużo. Akurat w praktyce to może oznaczać dużą zmianę, czasem liczoną w tygodniach pracy.
  • Zarządzać oczekiwaniami – przygotowując prezentację lub inną formę propozycji zmian, przydzielić zasoby i czas zarówno pomiędzy wprowadzanie zmian, jak i kontynuację dotychczasowych operacyjnych działań komunikacji.
  • Zaplanować diagnozę komunikacji wewnętrznej składającą się z kilku etapów, rozpoczynając od działań, które we względnie szybkim czasie przyniosą widoczne efekty.
  • Zasięgnąć informacji od senior managementu na temat oczekiwań, co do komunikacji wewnątrz firmy i wziąć je pod uwagę w planach działania.
  • Posłuchać korytarzowych komentarzy oraz nieformalnych opinii; po potwierdzeniu w kilku źródłach wziąć je pod uwagę w planowaniu zmian.

A to wszystko po to, żeby określić priorytety i skupić się na najważniejszych zadaniach, które realizowane będą w pierwszym rzędzie. Na inne może nie starczyć czasu, jeśli rozpocznie się komunikacyjna rewolucja.


Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

INSTAGRAM FEED