close

Jak kontrolować komunikację wewnętrzną?

Chociaż kontrola źle się nam kojarzy, to jej odrobina w komunikacji wewnętrznej przynosi dobre efekty. Można pozwolić informacjom na swobodny przepływ, ale koordynacja ich obiegu w firmie ma znaczące zalety.

Koordynacja

Podstawowym zadaniem osób zajmujących się komunikacją w organizacji powinna być koordynacja informacji przekazywanych wszystkim pracownikom, a także ich wydzielonym, istotnym grupom, np. kadrze kierowniczej. Dotyczy to wiadomości związanych ze strategią firmy, dużymi zmianami oraz najważniejszymi działaniami i projektami. Ścisła kontrola nad takimi informacjami – ich formą i zawartością, wynika z dużej skali oddziaływania na pracowników. Za założenia trzeba również przyjmować, że informacje trafiające do całej załogi wypłyną poza firmę, dlatego tym bardziej ich treść i forma powinna podlegać kilkustopniowej weryfikacji przed publikacją. Koordynacja procesu przygotowania tych informacji, zapewnienie spójności przekazu oraz jego zgodności z zasadami polityki komunikacyjnej firmy, jeżeli taka jest, lub po prostu ze sposobem, w jaki firma zazwyczaj komunikuje się ze swoimi interesariuszami, należy do osób odpowiedzialnych za komunikację wewnętrzną.

Dobrą praktyką jest też ograniczenie uprawnień do wysyłania wiadomości do wszystkich pracowników jedynie do wyznaczonych osób – najczęściej do kierownictwa firmy oraz zespołu komunikacji. Zapobiega to przypadkowym wysyłkom e-maili do tak szerokiej grupy, ale też intencjonalnej korespondencji wcześniej nie uzgodnionej.

Co do zasady, do zadań komunikacji wewnętrznej należy wspieranie otwartej komunikacji w organizacji, a nie jej blokowanie. Jej rolą jest zachęcanie pracowników do wyrażania opinii i tworzenie przestrzeni do dialogu. Czasem, kiedy nieformalna komunikacja utrudnia pracę, np. plotki przeszkadzają w codziennych działaniach, zadaniem obszaru komunikacji wewnętrznej jest dostarczenie pracownikom wiarygodnych informacji oraz stworzenie przestrzeni do wyjaśnienia wątpliwości np. podczas spotkania firmowego.

Funkcje kontrolne realizowane przez komunikację wewnętrzną

  • Selekcja informacji
    Dzięki selekcji informacji, np. tych rozsyłanych poprzez firmowy email do całej załogi, zmniejsza się obciążenie pracowników niepotrzebnymi wiadomościami. W przypadku faktów o dużym znaczeniu dla firmy natomiast ich intensywne komunikowanie w kanałach wewnętrznych oraz nadreprezentacja pośród innych informacji przykuwają uwagę odbiorców i sprawiają, że są postrzegane jako istotne. W ten sposób najczęściej komunikowane są działania strategiczne.
  • Narzędzia i kanały
    Kierowanie poszczególnych informacji do właściwych kanałów komunikacji i zarządzanie narzędziami komunikacji ułatwia przepływ informacji w firmie. Dzięki koordynacji tego procesu przez zespoły komunikacji wewnętrznej pracownicy wiedzą, gdzie poszukiwać potrzebnych im informacji. Firmowe newslettery, portale intranetowe, aplikacje oraz specjalne wydawnictwa porządkują świat informacji w organizacji.
  • Spójność przekazów
    Informacje o firmie przekazywane pracownikom tworzą określony obraz organizacji, pomagając interpretować jej działania w szerszym kontekście. Komunikacja wewnętrzna odpowiada za spójność przekazywanych pracownikom komunikatów ze strategią firmy oraz pokazuje, w jaki sposób cele firmowe są realizowane.
  • Wsparcie komunikacyjne
    Również pracownicy innych działów, którzy w ramach swoich obowiązków muszą przekazać informacje do całej załogi, korzystają z pośrednictwa komunikacji wewnętrznej. Mają do dyspozycji kanały i narzędzia komunikacji, jak również pomoc w przygotowaniu samego komunikatu. Ewentualne wątpliwości oraz luki identyfikowane są właśnie najczęściej na etapie przygotowywania treści informacji.

Koordynacja komunikacji w organizacji ma wiele zalet. Prowadzona w ramach zespołów komunikacji wewnętrznej pomaga w uporządkowaniu informacji i dostarczeniu kluczowych wiadomości do właściwych odbiorców, ułatwiając codzienną pracę.


Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

INSTAGRAM FEED