close

Miejsce komunikacji wewnętrznej w firmie

Część firm dopiero wdraża funkcję zarządzania komunikacją wewnętrzną, dlatego warto przyjrzeć się możliwym wariantom jej umieszczenia w strukturze organizacyjnej, tak aby mogła właściwe funkcjonować. Nie ma jedynego właściwego rozwiązania – w swojej pracy zawodowej zetknęłam się z funkcją komunikacji wewnętrznej realizowaną w kilku różnych działach, a i to nie wyczerpuje wszystkich możliwych wariantów. Gdzie jest miejsce komunikacji wewnętrznej w firmie?

PR, HR, a może marketing?

Decyzja o wprowadzeniu do firmy funkcji zarządzania komunikacją wewnętrzną często pojawia się w efekcie pilnej potrzeby informowania pracowników o wprowadzanych zmianach organizacyjnych lub podniesienia zaangażowanie załogi w realizację nowej strategii biznesowej. W takich warunkach jej miejsce w strukturze organizacyjnej jest wynikiem ustaleń między szefami działów najżywotniej zainteresowanych tym obszarem – zazwyczaj PR, HR i marketingu.

  • W marketingu komunikacja wewnętrzna w dużym stopniu wspiera akcje promocyjne i reklamowe prowadzone w otoczeniu zewnętrznym firmy, a pracownicy traktowani są jak dodatkowa grupa klientów – klienci wewnętrzni. Może to obniżać wiarygodność działań, jeżeli komunikacja z pracownikami będzie prowadzona takim samym językiem jak z klientami i przy pomocy podobnych narzędzi. Bezwzględnie w takim wariancie duże wsparcie komunikacyjne otrzymują obszary sprzedaży i obsługi klientów. Warto też wspomnieć o zachowaniu spójności w komunikacji marki, natomiast wyzwaniem dla komunikacji wewnętrznej w takim wariancie będzie zaangażowanie pracowników w tworzenie dwukierunkowych kanałów komunikacji.
  • Bezwzględną zaletą działania komunikacji wewnętrznej w strukturach zespołu public relations jest natomiast utrzymanie wysokiej spójności i synergii w zewnętrznym i wewnętrznym komunikowaniu firmy. Jednak w takim wariancie organizacyjnym, w którym jedna część zespołu zajmuje się kontaktami z dziennikarzami, organizacją wydarzeń specjalnych lub sponsoringiem, komunikacji wewnętrznej trudno jest pozyskać wystarczającą uwagę i priorytet dla swoich działań. Stąd często, przy takim modelu organizacyjnym, jej działania skupiają się w przeważającej części na akcjach wizerunkowych i promocyjnych, których celem jest tworzenie dobrej atmosfery w firmie i angażowanie pracowników w interesujące i przyjemne aktywności. Zagrożeniem jest tutaj pominięcie pozostałych istotnych celów organizacyjnych, którym funkcja komunikacji wewnętrznej powinna służyć. Nie do zaprzeczenia jest natomiast doskonały warsztat komunikacyjny oraz umiejętności planowania i realizacji kampanii komunikacyjnych, którymi dysponują członkowie zespołów PR.
  • Z kolei osadzenie funkcji komunikacyjnej w dziale personalnym z pewnością sprzyja wysokiemu poziomowi doinformowania pracowników na tematy pracownicze i socjalne, jednak może na tym ucierpieć obszar informowania o zagadnieniach biznesowych i strategicznych firmy. Również delikatną kwestią jest postrzeganie przez pracowników komunikatów przygotowywanych przez HR jako szczerych i autentycznych. To duże wyzwanie dla działu, który równocześnie planuje i realizuje zmiany zatrudnienia i wynagradzania oraz zajmuje się ocenianiem pracowników. Łączenie odpowiedzialności za dwa obszary – personalny i komunikowania wewnętrznego w jednym zespole może również prowadzić do tendencji, zgodnie z którą cele i zadania HR traktowane będą priorytetowo, a komunikacja będzie zepchnięta do technicznej roli tworzenia komunikatów.

Oczywiście każda organizacja to inny przypadek, niemniej dostępne są już polskie badania nad funkcjonowaniem komunikacji wewnętrznej w różnych wariantach.

Inne rozwiązania

W ostatnim czasie firmy zaczynają wdrażać również inne, odmienne rozwiązania. Jednym z nich jest tworzenie centrów kompetencji komunikacji wewnętrznej. Dzięki takiemu usytuowaniu w organizacji są w stanie wykorzystać potencjał leżący w standaryzacji procesów i narzędzi komunikacji. W takim rozwiązaniu strategiczne i operacyjne kompetencje komunikacyjne kumulowane są w jednym wyspecjalizowanym zespole. W przypadku rozproszonych lub bardzo zróżnicowanych wewnętrznie organizacji może to jednak utrudniać dostosowanie działań do indywidualnych, zróżnicowanych potrzeb. Innym rozwiązaniem są, na wzór HR business partnera, funkcje IC business partnera (Internal Communication). Nie są to jeszcze często spotykane rozwiązania, ale z pewnością wraz z rozwojem obszaru komunikowania wewnętrznego będzie też następowało zróżnicowanie modeli organizacyjnych tej funkcji.

Z perspektywy zarządzania

Jeszcze 10-15 lat temu stanowiska specjalistów i kierowników ds. komunikacji wewnętrznej w ogóle nie istniały. Również praktyka i teoria zarządzanie były na innym poziomie rozwoju – podejście do pracowników było bardziej technokratyczne, dominował model przywództwa transakcyjnego, w którym informowanie i angażowanie pracowników nie było docenianie. Z tego względu dzisiaj kadra zarządzająca wspomina, że początkom wprowadzania komunikacji wewnętrznej w firmach towarzyszył brak dobrych praktyk do naśladowania, wobec czego w organizacjach spierały się różne koncepcje, od umieszczenia komunikacji w dziale personalnym, przez marketing lub dział PR/IR, aż do sytuowania jej bezpośrednio pod kontrolą zarządu i prezesa. Co ciekawe, to ostatnie rozwiązanie, chociaż rzadkie, spotyka się z przychylnymi komentarzami szefów firm, dla których bezpośrednia komunikacja z pracownikami staje się coraz istotniejsza. W praktyce jednak zalety tego rozwiązania przegrywają z ambicjami szefów wymienionych działów lub z natłokiem zajęć i innymi priorytetami, na których swoją uwagę musi skupić zarząd.

Gdzie więc najlepiej?

Nie ma najlepszego rozwiązania poza tradycyjnym już stwierdzeniem, że miejsce komórki zajmującej się komunikacją wewnętrzną w firmie powinno być podyktowane potrzebami biznesowymi i celami, jakie w firmie ma ona realizować. Jak każda inna funkcja biznesowa, powinna być osadzona tam, gdzie jest potrzebna, ale również, co nie mniej ważne, tam, gdzie, będzie doceniana i rozwijana z pasją.


Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

INSTAGRAM FEED