close

Jak pisać teksty komunikacji wewnętrznej

Każda firma ma swoją specyfikę i trudno je porównywać, jednak pewne elementy są stałe i wspólne dla wszystkich organizacji, niezależnie od kultury organizacyjnej. Typowe zachowania organizacyjne, powtarzalne procesy, stały cykl rozwoju organizacji, typowe procesy poznawcze i decyzyjne. Wszystko to składa się na pewien uniwersalny rdzeń komunikacji wewnętrznej. Jednym z jego podstawowych elementów są teksty firmowe – komunikaty wewnętrzne. Niedawno przygotowywałam krótkie podsumowanie moich dotychczasowych doświadczeń zawodowych z kilku różnych organizacji. Oczywiście każda z nich ma swoją specyfikę i trudno je porównywać 1:1, jednak pewne rzeczy okazują się stałe, niezależnie od kultury organizacyjnej i razem składają się na typowe elementy komunikacji wewnętrznej. Jednym z nich są m.in. wewnętrzne teksty firmowe lub teksty komunikacji wewnętrznej.

 

Przede wszystkim pisanie

Każdy, kto sądzi, że praca w komunikacji wewnętrznej polega przede wszystkim na spotkaniach, nieoficjalnych rozmowach na papierosie i trzymaniu ręki na pulsie korytarzowych plotek, jest w błędzie. W przeważającej części dzień osoby odpowiedzialnej za ten obszar upływa na tworzeniu tekstów i zbieraniu informacji do nich. To właśnie pisanie jest podstawową umiejętnością i zadaniem komunikatora – w dobie dominacji cyfrowych kanałów komunikacji, kiedy e-mail, magazyny elektroniczne i media społecznościowe stanowią główne źródła informacji, tworzenie treści i wypełnianie nimi kanałów firmowych należy do głównych działań komunikacji wewnętrznej.

Oczywiście budowanie relacji jest nie mniej istotne, w końcu to w ten sposób zbieramy najważniejsze, oficjalne i nieoficjalne informacje firmowe, niezbędne do naszej pracy, wyczuwamy puls firmy i panujące nastroje. Patrząc jednak na czas, jaki poświęcam na bezpośrednie interakcje i budowanie relacji, a tworzenie tekstów i innym materiałów, np. video czy infografik, to drugie jest zdecydowanie dużo bardziej czasochłonne i stanowi lwią część dnia pracy.

 

Każdy szczegół ma znaczenie

Pisanie na potrzeby komunikacji wewnętrznej, chociaż podobnie jak w wielu innych zawodach wykorzystuje materię języka, z mojej perspektywy znacząco różni się od pracy dziennikarza czy na przykład PR-owca. W przypadku informacji komunikowanych pracownikom liczy się każdy najmniejszy szczegół, od kwestii pisania „klient” wielką lub małą literą, przez kolejność wymieniania w tekście nazwisk pracowników, po kolor czcionki i szerokość marginesów.

Czytelnicy informacji firmowych są zazwyczaj zaangażowani emocjonalnie w przekazywane treści i mają w stosunku do nich silne poczucie podmiotowości. Weryfikują i poddają ocenie najmniejsze szczegóły – skutkuje to przekazaniem natychmiastowej informacji zwrotnej w razie uchybień, nieścisłości, czy po prostu nieoczekiwanych wrażeń estetycznych. Nawet, jeżeli w komunikacie pojawiła się teoretycznie nieistotna nieścisłość, po dwóch minutach od jego publikacji specjalista ds. komunikacji wewnętrznej zostanie o niej poinformowany. Na bazie wielu lat pracy zawodowej oraz współpracy ze świetnymi specjalistami komunikacji wewnętrznej mogę pokusić się o określeniu pięciu podstawowych zasad przygotowywania tekstów komunikacji wewnętrznej:

  • Pedantyczna dbałość o każdy szczegół – formatowaniem grafikę, interpunkcję, ortografię
  • Kilkukrotne sprawdzenie w tekście: każdej podanej liczby, każdego nazwiska i imienia, nazwy własnej, skrótu, daty etc.
  • Dystans do własnego tekstu, odporność na jego wielokrotne modyfikacje i wprowadzanie do treści zmian wynikających z wielu, często sprzecznych ze sobą uwag
  • Jedna para oczu to za mało – zapewnienie min. jednego dodatkowego proof readera, który spojrzy na tekst świeżym okiem i przeczyta go z należytą uwagą
  • Zdrowe serce i odporność na stres, szczególnie w momencie klikania przycisku „wyślij” wysyłając informację do kilku tysięcy osób

Zmysł polityczny niezbędny

Teksty firmowe są najczęściej efektem kompromisu pomiędzy celami nadawcy (zazwyczaj kierownictwa firmy), oczekiwaniami odbiorców (pracownikami lub ich grupą) a zadaniami i najlepszymi praktykami komunikacji wewnętrznej. Osoba odpowiedzialna za komunikację w firmie przedstawia propozycję działań wraz z treścią konkretnych komunikatów, a następnie w drodze wieloetapowego procesu akceptacji, nanoszenia zmian i uwag, powstaje finalna wersja, która trafia do pracowników lub szerszej publikacji.

Sprawne posługiwanie się piórem, biegłość w tworzeniu tekstów korporacyjnych i znajomość firmowej specyfiki to jednak jeszcze nie wszystko. Często sekret powodzenia w obszarze komunikacji wewnętrznej polega na umiejętności rozpoznawania i uwzględniania w działaniach komunikacyjnych nieoficjalnych, ale jakże istotnych elementów gry korporacyjnej, czyli tzw. office politics obowiązującej w danej organizacji, ale to już temat na zupełnie inny wpis.

 


Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

INSTAGRAM FEED