close

Wszystko, czego możesz spodziewać się po komunikacji wewnętrznej w 2018 roku

Komunikacja wewnętrzna może mieć powody do zadowolenia. Branża dojrzewa, wzmacnia swoją pozycję i jest lepiej postrzegana w organizacjach. Jej główne cele w tym roku to: uczenie się tego, jak mierzyć własne działania oraz sukcesywnie budować pozycję strategicznego doradcy w biznesie. Ważne będzie też RODO.

Poniżej dzielę się refleksjami na temat trendów w komunikacji wewnętrznej, których z mojej perspektywy możemy spodziewać się w 2018 roku. Niektóre z nich są kontynuacją procesów z ubiegłych lat, inne będą rozwinięciem świeżych tendencji. Potrzeby naszych odbiorców wskazują na konieczność bardziej efektywnego wykorzystywania mediów społecznościowych i nowych narzędzi cyfrowych do działań komunikacji wewnętrznej. Biorąc pod uwagę to, jak dynamicznie zmieniają się sposoby korzystania z cyfrowych informacji, będziemy mieli wiele okazji do pracy nad umiejętnościami wykorzystania nowych technologii. 

Komunikacja to biznes

Zacznę od optymistycznej refleksji. Wiele wskazuje na to, że w 2018 roku komunikacja wewnętrzna – jako wyłaniająca się branża, poczuje, że jej działania są coraz bardziej doceniane przez organizacje. Jest to trend widoczny w Europie i na świecie. Branżowe blogi, ale również codzienna praktyka wskazuje, że komunikacja wewnętrzna zyskuje biznesową pewność siebie. Funkcjonujące komórki i zespoły komunikacji wewnętrznej coraz mocniej wychodzą poza rolę młodszego kuzyna PR i HR. Raport Gatehouse, jednej z brytyjskich agencji specjalizujących się w komunikacji wewnętrznej, który podsumowuje ubiegły rok w branży, mówi, że aż 84 procent badanych profesjonalistów KW wyraziło przekonanie, że dział komunikacji wewnętrznej ma dokładnie określone cele swoich działań w firmie. Na polskim rynku jest podobnie – jesteśmy w trakcie procesu profesjonalizacji – podnoszenia standardów, ale również wyjścia poza bieżące działania operacyjne na poziom strategicznego planowania i dążenia do realizacji określonych wcześniej celów biznesowych. Przekłada się to też na postawę zarządów, które dostrzegają coraz częściej, że działy komunikacji wewnętrznej potrafią dostarczać rozwiązań o znaczeniu strategicznym i biznesowej wartości.

Liderzy mogą na nas liczyć

Świadomy szef firmy wie, że zaangażowanie jego współpracowników ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania. Zaangażowany pracownik to lepiej realizowane procesy i większa efektywność biznesowa. Komunikacja jest podstawowym elementem budowania kultury organizacyjnej sprzyjającej angażowaniu i nie trzeba chyba dodawać, że jej budowanie w firmie powinno zaczynać się już na poziomie liderów. Trendy są tu od kilku lat pozytywne, dla szefów organizacji zarządzanie komunikacją przestaje być abstrakcją. Aż 75 procent uczestników ubiegłorocznych badań, również prowadzonych przez Gatehouse, określiło współpracę z liderami jako jeden ze swoich priorytetów. Z kolei z raportów Aon Hewitt sprzed dwóch lat wynika jasno, że angażowanie samych liderów firm, którzy z kolei angażują kolejnych pracowników, jest kluczowym elementem budowania sukcesu organizacji. Komunikacja wewnętrzna koncentruje się więc w dużej części na wspieraniu liderów i ten trend będzie się wzmacniać. Budowanie zaangażowania w firmach ma dzisiaj swoje 5 minut. Nacisk na komunikację wewnętrzną liderów firm nie umniejsza znaczenia podejścia „bottom-up” i wspierania inicjatyw oddolnych, to jest jednak zupełnie innym temat.

Gatehouse State of the Sector Magdalena Selwant-Rozycka - pic1

Raport Gatehouse – State of the Industry https://www.gatehouse.co.uk/stateofthesector/

Czy trzeba bać się RODO?

Oczywiście, że nie. Natomiast trzeba mieć świadomość tego, że zmiany w przepisach będą szczególnie ważne dla działów HR, PR i marketingu. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady o Ochronie Danych Osobowych (RODO) (ang. GDPR) zacznie obowiązywać w naszym porządku prawnym 25 maja 2018 roku. Nowe regulacje dotyczą między innymi takich kwestii, jak: odpowiedzialność podmiotów przetwarzających dane, inwentaryzacja danych, prawa obywateli. Komunikacja wewnętrzna w organizacjach cyklicznie przetwarza dane podmiotów zewnętrznych, pracowników i współpracowników. Dlatego RODO dla branży ma duże znaczenie. Nowe przepisy będą istotne dla osób odpowiedzialnych za konkursy, eventy firmowe, kontakt z rodzinami pracowników. Każde działanie, w którym pojawi się mechanizm przetwarzania danych i np. wizerunku osób – może to być nagrywanie filmów i robienie zdjęć – podlega nowym przepisom. Nie muszą one oznaczać podwyższonego stresu: wystarczy pamiętać, że wchodzą w życie i odpowiednio przygotować się do tej sytuacji. Dobrym pomysłem będzie bieżąca konsultacja z działami prawnymi w firmach, które już pewnie rozpoczęły przygotowania do wejścia w życie nowych przepisów. A jeżeli nie, to czas najwyższy!

Jesteśmy multimedialni

Profesjonaliści komunikacji wewnętrznej mówią dzisiaj jednym głosem: musimy otwierać się na wielokanałowość, poznawać nowe narzędzia komunikacji (aplikacje), testować ich przydatność dla naszej pracy. Ta misja to fakt, bo świat narzędzi komunikacji prze do przodu. Od ponad roku wzrasta popularność transmisji na żywo w mediach społecznościowych – od Facebooka po Instagram. Videoblogi czy krótkie relacje cieszą się popularnością zarówno szeregowych pracowników jak i menedżerów. Firmy, w których liczy się codzienny przepływ pomysłów i nieformalne relacje między pracownikami, chętnie eksperymentują z nowymi narzędziami (Slack w branży reklamowej i PR zastępuje skype’a i mesendżera). W komunikacji wewnętrznej coraz chętniej angażujemy się w produkcje filmów video, multimedialnych tutoriali i prezentacji. Dla wielu z nas jest to ciągle czas eksperymentów. Testujemy alternatywne rozwiązania, pytamy siebie, czy polegać na własnych możliwościach, czy zlecać wykonywanie atrakcyjnych materiałów (np. filmy) na zewnątrz? Nasza multimedialna aktywność powinna być jeszcze większa w tym roku.

Czy komunikacja zintegrowana jest możliwa?

Jeśli wrzucam dzisiaj do mediów społecznościowych informację z mojej branży, to jestem osobą prywatną, czy robię to jako pracownik? Czy czytelnicy tego posta, to tylko moi znajomi, czy też znajomi będący jednocześnie klientami, obserwatorami lub konsumentami marki? Nie ma tu prostych odpowiedzi. Granice we współczesnej komunikacji, tym bardziej w mediach społecznościowych, zacierają się drastycznie. Treści nieoficjalne mieszają z oficjalnymi, prywatne z zawodowymi, komercyjne z bezinteresownymi. Współczesny pracownik to osoba zaangażowana online, wykorzystująca portale społecznościowe, aplikacje i blogi do indywidualnej ekspresji. Swoje doświadczenia z facebookiem, linkedinem, instagramem, czy snapchatem przenosi (i będzie robić to coraz chętniej) do własnej pracy. Warto to wykorzystać. Komunikacyjna aktywność współczesnych pracowników ma olbrzymie znaczenie dla sprzedawców, marketingowców, działów PR i HR. Zintegrowane zarządzanie komunikacją jest największym wyzwaniem dla całej branży, a dyskusja o tym, jak to robić, będzie się w tym roku rozwijać.

Opowiadać o zmianach

Nasze kompetencje są i będą coraz bardziej doceniane w procesach transformacji w organizacjach. Transformacje wywołane przez cyfryzację zmieniają kulturę pracy, modele biznesowe i relacje między pracownikami. Właściwa komunikacja w całej tej dynamice może zapobiec chaosowi. Komunikacja w firmach, które doświadczają zmian, powinna dawać pracownikom poczucie jasności i bezpieczeństwa, a liderom dostarczać narzędzi potrzebnych do reorganizowania procesów. Wspomaganie zarządów w procesach transformacji biznesowej przez komunikację wewnętrzną będzie widocznym i istotnym trendem w 2018 roku.

Menedżerowie potrzebują uwagi

Postawa menedżerów liniowych i ich wpływ na pracowników, ich motywację i zaangażowanie ma olbrzymie znaczenie. Ich zdanie, opinia, wskazówka, polecenie – wyrażone w bezpośrednim kontakcie z pracownikiem – mają o wiele większą siłę rażenia, niż niejeden email, czy oficjalny komunikat w intranecie. Tym bardziej informacje o tym, że kompetencje komunikacyjne menedżerów liniowych są postrzegane jako odwrotnie proporcjonalne do ich kompetencji biznesowych, nie napawają radością. Dlatego praca nad kompetencjami komunikacyjnymi tej grupy zawsze będzie niezwykle ważna dla specjalistów zajmujących się komunikacją wewnętrzną. Polepszanie komunikacji menedżerów liniowych nie jest z resztą nowym wątkiem, to jeden z priorytetów komunikacji wewnętrznej, który pojawiał się regularnie również w poprzednich latach. W tym roku ten trend powinien być również zachowany.

Ciągłe poszukiwanie narzędzi

Pytanie, w jaki sposób mierzyć skuteczność komunikacji, branża zadaje od lat.

Liczby nigdy nie były naszym największym sprzymierzeńcem. Wiemy doskonale, że nie da się zaliczyć naszych działań do grupy tych, które bezpośrednio wpływają na zysk. Z drugiej strony, ustalenie sensownych wskaźników naszej wydajności jest ciągle potrzebne. Nie chodzi przecież tylko o wyrazistą aktywność komunikacji wewnętrznej w firmie, ale też o konkretne efekty tej aktywności. „Prawie 40 procent profesjonalistów stwierdziło, że mierzyło tylko kilka działań komunikacyjnych lub w ogóle ich nie mierzyło. Większość (59%) było niezadowolonych lub bardzo niezadowolonych z pomiarów, jakich użyli ich pracodawcy” – tak pisze o tej sytuacji autor bloga branżowego PoliteMail Blog.

Jestem przekonana, że w tym przypadku warto korzystać z doświadczeń marketingowców, którzy coraz lepiej radzą sobie z mierzeniem własnej efektywności. Jest to priorytet dla branży na najbliższe kilka lat.

Aon report Magdalena Selwant-Rozycka - pic2

Aon Hewitt raport Global Trends in Employee Engagement – link do raportu

 

 


Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

INSTAGRAM FEED