Dzięki dobrej komunikacji wewnętrznej wszyscy w firmie lepiej się rozumiemy, słyszymy i po prostu czujemy. Właściwie prowadzona, wspiera menedżerów i pracowników w budowaniu wartościowych relacji, które są podstawą skutecznego zarządzania. Szefowie i zarządy firm komunikują się z pracownikami w poczuciu, że dzięki prowadzonemu dialogowi budują zrozumienie dla swoich działań i podejmowanych decyzji, mają również przestrzeń do odpowiadania na pojawiające się wątpliwości. Sytuacje podwyższonego stresu i konflikty, które pojawiają się w każdej organizacji, dzięki odpowiednim zabiegom komunikacyjnym, rozładowują się szybciej. Liderzy wspierani przez specjalistów komunikacji wewnętrznej dysponują narzędziami, które wzmacniają komunikację zarówno strategicznych idei, jak i ułatwiają codzienną rozmowę z pracownikami. Ci ostatni nabywają natomiast przekonania, że pracują w firmie kierującej się jasno określonymi zasadami, doceniającej pracowników i ich wkład w biznes. Co zrobić, by ten model stał się organizacyjną rzeczywistością? Oto kilka prostych porad, które pozwolą zbudować lepszą strategię komunikacji w firmie.
Stwórz własną MISJĘ KOMUNIKACJI
W kilku jasno nakreślonych punktach opisz, czym dla Ciebie jest komunikacja wewnętrzna? Potem przyjrzyj się firmie, w której pracujesz, problemom, z którymi mierzy się biznes i stwórz na podstawie tej obserwacji misję skutecznej komunikacji w twojej firmie. Robiąc to, staraj się upraszczać myśli i idee. Wyobraź sobie, że jesteś na rozmowie z szefową lub szefem firmy, który mówi: „Masz 5 minut, aby wyjaśnić mi, co to jest komunikacja wewnętrzna? Przekonaj mnie, czy i do czego przyda się w tej firmie? Jeśli to zrobisz, masz u mnie pracę”. Prostota myśli i planów oraz odwoływanie się do codziennych obserwacji pomogą Ci w tym zadaniu. Żeby zbudować dobrą strategię komunikacji i skutecznie ją wdrażać, trzeba uzmysłowić sobie, co jest kluczowe dla nas, jako profesjonalistów, a potem nałożyć na nasze indywidualne przekonania i preferencje cele wynikające z perspektywy i potrzeb firmy.
Nazwij KLUCZOWE ZADANIA
jakie ma wypełniać komunikacja w twojej firmie, pamiętając o priorytetach. Opisz sytuację zastaną, zidentyfikuj główne problemy i potrzeby komunikacyjne firmy w danym momencie. Na tej podstawie określ najważniejsze obszary, których mają dotyczyć twoje działania. Czy niezbędne jest intensywniejsze informowanie pracowników o sprawach korporacyjnych, czy raczej kluczowe będzie wspieranie lidera we wprowadzaniu nowych idei? A może komunikacja ma przede wszystkim zwiększać zaangażowanie pracowników? Obszar komunikacji jest bardzo szeroki, dlatego koncentracja na najważniejszych elementach jest niezbędna, żeby w ogóle zacząć pracę nad jej strategią. Nakreślając priorytety, nie powinniśmy jednak być wyłącznie „tu i teraz”, zapominając o celach długofalowych. Starajmy się także patrzeć w przyszłość i przewidywać, jaka będzie rola komunikacji w firmie za rok, za dwa lata. Może też się okazać, że firma, w której pracujesz, potrzebuje bardziej kompleksowego, globalnego projektu komunikacyjnego, co będzie wymagać stworzenia kilku osobnych podejść i planów komunikacji dla poszczególnych obszarów działania.
Określ WSZYSTKIE KORZYŚCI
jakie firma odniesie z zaprojektowanej przez ciebie strategii. Podstawą działań na tym obszarze musi być myśl: jak jest teraz, a jak powinno być później, kiedy wszystko się uda i kiedy strategia zamieni się na konkretne realizacje? Zdefiniuj sytuację „przed” i „po”, a następnie opisz ją w wymiernych kategoriach. Współczesna komunikacja wciąż uczy się właściwego pomiaru skuteczności swoich działań. Przeszukując raporty i publikacje w sieci, natkniesz się na sporo nowoczesnych narzędzi i wskazówek, jak wykorzystywać metody ilościowe i jakościowe do oceny komunikacji w firmie. Przydatnych może okazać się kilka rozwiązań, możesz więc stworzyć „pomiarowy miks” uwzględniając zarówno takie wskaźniki, jak np. popularność materiałów komunikacyjnych mierzona liczbą czytelników newslettera, czy polubień artykułów, aktywność użytkowników, określana np. liczbą wpisów w intranecie. Możesz też użyć mierników jakościowych opartych np. na zbieraniu opinii pracowników. Kiedy już zdecydujesz się, jakie mierniki wykorzystać w swoim warsztacie pracy, określ docelowe wartości, które chcesz osiągnąć. Tam, gdzie to możliwe, koniecznie opisz wartości bazowe, od których wychodzisz. W ten sposób jesteś w stanie pokazać progres.
Pamiętaj o tym, jak złożona jest NOWOCZESNA KOMUNIKACJA
Wirtualizacja współczesnego świata ma duży wpływ na działania komunikacji wewnętrznej. Pisałam już o tym, że jej ważną cechą jest mieszanie się ról prywatnych z zawodowymi. Publikując komentarze w mediach społecznościowych – jako osoba prywatna, pośrednio reprezentujemy organizację, z którą jesteśmy związani zawodowo. O tym współczesnym poruszaniu się na granicy dwóch światów nie można zapominać. Świadomość tego jest ważna szczególnie w sytuacji, gdy współpracujemy z liderami firmy. Dzięki naszym wskazówkom, mogą oni – publikując prywatne komentarze – wzmacniać wizerunek własnej organizacji. Jest więc ważne, aby w trakcie tworzenia strategii, pamiętać, że wszyscy funkcjonujemy dzisiaj w mediach społecznościowych. Można je uczynić jednym z istotnych narzędzi komunikowania.
Wypracuj WŁASNY JĘZYK komunikacji
Jesteśmy zanurzeni w rzeczywistości, która zalewa nas masą komunikatów o różnym charakterze. Twoi odbiorcy – pracownicy, są przyzwyczajeni do tego, że świat jest coraz bardziej multimedialny. Słowo to tylko jedno z narzędzi komunikacji – nie jedyne i nie najważniejsze. Żeby twoja komunikacja była skuteczna, musi być zdecydowanie wielokanałowa i operować mieszanką metod i narzędzi. Pamiętaj więc o tym, by budując strategię, opierać założone działania na mozaice komunikacyjnej. Wiele raportów wskazuje na to, że efektywność tradycyjnych newsletterów i e-maili zmniejsza się, a coraz większą siłę rażenia zyskują komunikatory i treści video. Teksty, raporty, filmy, infografiki, grafiki, linki do publikacji w sieci, pomysłowe metafory, case study, quizy, testy, komunikatory – wszystko to może stanowić Twój bogaty arsenał, który wykorzystasz w realizacji strategii.
Pamiętaj o WARTOŚCIACH i dbaj o WIARYGODNOŚĆ
Warunkiem skuteczności w realizacji strategii jest nasza wiarygodność jako profesjonalistów zarówno wobec zarządu, jak i pracowników. Propagując zaangażowanie i motywując do dodatkowych działań na rzecz firmy, sami musimy stanowić przykład takiej postawy. Każde nasze działanie, jako specjalisty jest i będzie recenzowane – oficjalnie i nieoficjalnie. Musimy pamiętać o wiarygodności i odpowiedzialności za nasze działania. Niezależnie od wartości, jakie zdecydujemy się propagować, nie możemy zapomnieć, że w pierwszej kolejności będą się one odnosić przede wszystkim do naszych działań i naszej osoby.
Twórz strategię dla komunikacji na WSZYSTKICH POZIOMACH
Tradycyjnie przebieg komunikacji w firmie postrzegany był dwutorowo – mieliśmy więc z jednej strony komunikację między pracownikami, związaną z bieżącymi, konkretnymi projektami i zarządzaniem operacyjnym, nazywaną komunikacją poziomą. W tym przypadku decydowaliśmy, jakie narzędzia dostarczyć, aby ulepszyć codzienną komunikację i współpracę w firmie (np. komunikatory). Z drugiej strony powinniśmy określić, jakimi narzędziami powinien dysponować zarząd, aby komunikować strategiczne informacje wszystkim pracownikom. Skuteczna strategia uwzględniała więc przepływ informacji zarówno pomiędzy pracownikami, jak i z „góry do dołu”. Pamiętajmy jednak, że rewolucja technologiczna zmienia nasze miejsca pracy, a w szczególności sposoby komunikacji. Dzięki platformom społecznościowym i całej masie aplikacji mobilnych, komunikacja w firmach odbywa się teraz w modelu „wszyscy do wszystkich”. Zmienia to również zadania oraz sens działań funkcji komunikacji wewnętrznej. Coraz częściej organizacje postrzega się, a także opisuje, jako sieć przepływu informacji, bądź sieć relacji. Umożliwiają to narzędzia do analizy sieci organizacyjnej (ang. Organization Network Analysis). W perspektywie sieciowej ważne jest dostarczenie użytkownikom narzędzi do komunikacji, podtrzymanie ich aktywności w cyfrowym środowisku i promowanie zaangażowania w interakcje. Praca specjalisty komunikacji wewnętrznej zbliża się wtedy do zadań community managera.
Nie zapominaj o pieniądzach
Każda udana strategia – jeśli ma być czymś więcej, niż tylko teorią lub artykulacją życzeń, musi mieć realistyczny, precyzyjnie określony budżet. Jesli więc planujesz działania związane z cyklicznymi konferencjami, szkoleniami dla pracowników i regularnie publikowanymi treściami video, pamiętaj, że to kosztuje. Nie twórz rozbudowanych, drogich projektów bez poczucia, że firmę na nie stać i może je sfinansować.
BRAK KOMENTARZY