O błędach w branży krążą anegdoty. Niektóre z nich wzbudzają uśmiech, ale inne mogą doprowadzić dziennikarzy do pasji. Niegroźne potknięcia mogą zdarzyć się każdemu, najgorsze jednak są działania, które świadczą o niezrozumieniu istoty działań komunikacyjnych. Mamy rok 2019 – mnóstwo nowoczesnych narzędzi do dyspozycji i sporo dostępnej literatury dotyczącej branży, a jednak wciąż zdarza się np. mylenie PR ze sprzedażą lub hołdowanie zasadzie “nieważne, co mówią, byleby mówili”. Poniżej znajdziecie przykłady pomyłek i zaniechań, 8 podstawowych błędów w komunikacji z otoczeniem – większości z nich można ustrzec się bez wielkiego wysiłku – wystarczy o nich pamiętać i odpowiednio wcześnie przygotować pakiet środków zaradczych.
Błąd 1. Informacja prasowa trudna do przeczytania
O tym przypadku napisano już dużo i wydawać by się mogło, że pewnych rzeczy najzwyczajniej nie powinno się już robić. Ciągle jednak do skrzynek e-mailowych dziennikarzy trafiają teksty, które są zlepkiem różnych informacji bez jednej myśli przewodniej. Na własny tekst musimy umieć spojrzeć krytycznie, upewnić się, że jest on nie tylko poprawny, ale również zawiera konkretne informacje, które będą wartościowe i ciekawe dla dziennikarzy. Dla pewności przeczytajmy go na głos – ta metoda odsłoni wszystkie słabości tekstu. Dbając o merytorykę, unikajmy komunałów i nie zanudzajmy. Informacja prasowa ma być zgrabna, powinna zaciekawiać i stanowić materiał, który sprowokuje dziennikarza do kontaktu z nami i bliższego zajęcia się tematem, który prezentujemy. Oprócz poprawności językowej, zadbajmy o ciekawostki i dodatkowe materiały – możemy uzupełnić tekst o infografiki, zdjęcia, video i linki do źródłowych materiałów. Pracujemy w czasach, w których liczy się różnorodność w przekazie. Spróbujmy wczuć się w dziennikarza. Po przeczytaniu całości, zadajmy sobie pytanie, czy chcielibyśmy otrzymać właśnie taki tekst i czy byłby dla nas ciekawy.
Błąd 2. Nie wiadomo, dla kogo przeznaczona jest ta wiadomość
Kolejny problem wiąże się z omówionym powyżej. Piszemy jeden tekst do wszystkich, wysyłamy go gdzie się tylko da – nie biorąc pod uwagę tego, że każdy odbiorca specjalizuje się w konkretnej tematyce. Spamowanie informacjami, które nijak mają się do zawodowych zainteresowań odbiorców, szybko się mści. Psujemy sobie wizerunek, denerwujemy innych i marnujemy energię, którą moglibyśmy przeznaczyć np. na stworzenie list wysyłkowych uwzględniających specjalizacje dziennikarzy, do których będziemy mogli dopasować nasze teksty. Wymaga to wysiłku i czasu, ale warto przeprowadzić research, by dowiedzieć się, kto i jakich informacji oczekuje, jaka jest specyfika medium, do którego adresujemy nasze teksty, jakim językiem się w nim mówi. Zadbajmy o personalizację wysyłki. Stwórzmy wrażenie, że dobrze wiemy, do kogo ślemy nasze materiały, znamy jego zainteresowania i oczekiwania. To też jest budowanie relacji. Oczywiście wymaga ono dodatkowego wysiłku i czasu, który często jest towarem deficytowy, ale zdecydowanie warto.
Błąd 3. Brak planu i strategicznego pomysłu na komunikację
Plany PR często są ogólne, pełne niejasno formułowanych celów. Brakuje w nich szczegółów, konkretnych pomysłów i propozycji, które uwzględniałyby specyfikę marki, o której komunikujemy. Brakuje w nich zestawu narzędzi, które mierzyłyby efektywność naszych działań. Tego otoczenie może od razu nie dostrzec, ale nasi szefowie i partnerzy biznesowi – prędzej, czy później rozpoznają, że działania komunikacyjne nie tworzą wyróżniającego się charakteru naszej marki. Strategia komunikacji musi być precyzyjna, oparta na wyraźnych założeniach, uwzględniających również biznesowe cele, które trzeba osiągnąć.
Błąd 4. Zbyt wygórowane wymagania wobec odbiorców
Pamiętajmy – świat nie czeka z wypiekami na twarzy na nasze informacje. Różnego rodzaju treści w codziennym obiegu jest mnóstwo, a my jesteśmy tylko kolejnym ich producentem. Praca specjalisty dbającego o komunikację bywa niewdzięczna. Musimy się przygotować na to, że na efekty naszej pracy poczekamy. Tym bardziej, od samego początku spróbujmy poszukać ciekawego pomysłu na nasze działania. Wprowadźmy do nich jakiś niestandardowy element, zaskoczmy czymś naszych odbiorców. Standardowe działania przeszły do historii. I nie obrażajmy się na milczenie dziennikarza. Budowanie relacji – a to jest sens naszej pracy – wymaga cierpliwości, zaangażowania i pokory.
Błąd 5. Zapominamy o tym, że żyjemy w czasach technologii i multimediów
Skrzynka mailowa przestała być jedynym obowiązującym czy użytecznym narzędziem do dystrybucji informacji. Ograniczanie się do standardowych komunikatów prasowych w postaci załącznika dzisiaj nie wystarczy. Wydaje się oczywiste, że jesteśmy zanurzeni po uszy w mediach społecznościowych i w nich toczy się główna walka o uwagę klientów, ale również mediów i dziennikarzy. Czy potrafimy to wykorzystać? Czy dostosowujemy nasze przekazy do specyfiki tych kanałów? Zapominamy o tym, że technologia przyśpieszyła i trzeba trzymać rękę na pulsie. Trzeba się uczyć i zdobywać nową wiedzę. Prosty przykład: dobijając się bezskutecznie o publikację w mainstreamowych dziennikach, zapominamy, ze istnieje coś takiego, jak reklama natywna. Właśnie takie mniej konwencjonalne formy mogą być przepustką do odbiorców, na której nam zależy.
Błąd 6. Ufamy bezgranicznie publikacjom w internecie
Wkroczyliśmy w epokę fakenewsów i różnego rodzaju przekłamań. Intensywna dyskusja o tym, co się stało z prawdziwą, godną zaufania informacją, jak ją ponownie tworzyć i znajdować w internecie, ma niestety swoje uzasadnienie. Informacja przestała być towarem wysokiej klasy, tworzonym przez wysokiej klasy specjalistów. Wydaje się, że każdy z nas zdaje sobie z tego sprawę, a jednak nigdy za dużo powtarzania, że pozyskiwana w internecie wiedza wymaga weryfikacji w wielu źródłach. Musimy nauczyć się odróżniać atrakcyjnie brzmiące tezy od twardych faktów, pamiętając, że za treściami publikowanymi w sieci stoją często emocje, świadome manipulacje i starcie interesów wielu stron. Tak jak nauczyliśmy segregować śmieci, które są uboczną stroną konsumpcji, tak powinniśmy teraz nauczyć się odróżniać informację prawdziwą od fałszywej.
Błąd 7. Wyłączamy telefon, ukrywamy się
Media związane z PR publikują czasem listy najbardziej niedostępnych (to tylko delikatne określenie) rzeczników prasowych. Jeśli zależy nam na dobrych relacjach z dziennikarzami i walczymy o to, by obsługiwana przez nas marka pojawiała się w pożądanych kontekstach, dajmy coś od siebie. Bądźmy dostępni i uprzejmi w kontaktach. Mamy prawo do chwilowej niewiedzy, a nawet poczucia “nie mam co odpowiedzieć”. Ale nie mamy prawa do ukrywania się, ignorowania próśb o kontakt czy komentarz, czy braku szacunku wobec partnera. Unikanie dziennikarzy zemści się prędzej czy później – jeśli nie w tej, to w następnej pracy. Przecież to my sami powinniśmy wiedzieć najlepiej, na czym polega budowanie dobrej reputacji.
Błąd 8. Zapominamy, kim są eksperci i influencerzy
A pozyskanie takich osób do współpracy może być bezcenne. Może pomóc marce, którą reprezentujemy, budując wokół niej odpowiednią społeczność. Komentarze eksperta, które wykorzystamy w naszych publikacjach i komunikatach prasowych, mogą zwiększyć naszą wiarygodność. Dobrze prowadzona współpraca z liderem opinii, influencerem, który ma dużą publiczność na Instagramie czy Youtube również może przynieść ciekawe efekty. Nazwiska i bohaterowie masowej publiczności rządzą w sieci. Nie zapominajmy o pozycji, jaką zajmują we współczesnym świecie.
To jedynie kilka przykładów pułapek, w które możemy wpaść, zajmując się komunikacją. Wiem, że łatwo jest dawać dobre rady, podczas kiedy codzienna praca odbywa się pod presją czasu i budżetów. Wielokrotnie stajemy również przed dylematami, w których nie ma jednej właściwej odpowiedzi. Często musimy opierać się na metodzie prób i błędów, mieć szeroko otwarte oczy i bacznie obserwować naszych odbiorców. Myślę jednak, że jeśli imperatywem w naszej pracy będzie bycie przynajmniej odrobinę lepszym w trakcie realizacji każdego kolejnego zadania, efekty nadejdą i błędów będzie coraz mniej.
Podobne artykuły:
- PR w firmie, czyli komunikacja w przyśpieszonym tempie. 7 kluczowych pytań.
- Jak pisać teksty komunikacji wewnętrznej
- Obraz i opowieść. Oto bohaterowie contentu w 2018
- Fake news. Walczmy o uczciwe informacje
- Jak wykorzystać w komunikacji nieformalne relacje między pracownikami?
BRAK KOMENTARZY